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Text File | 1998-10-29 | 61KB | 1,392 lines

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben mit FIRST_MILLION ein Softwareprodukt
erworben, das Ihnen wesentliche Arbeiten in Ihrem Büro abnimmt, oder zumindest
stark vereinfacht.

Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell die Fähigkeiten und Funktionen des
Programms zu beherrschen. Jedem Bereich unserer effektiven Bürosoftware ist
dabei ein eigenes Kapitel gewidmet.

Damit Sie aber von Anfang an einen Gesamtüberblick über FIRST_MILLION erhalten,
beschäftigt sich das erste Kapitel mit einer Darstellung des Programms und
seiner Leistung, sowie der Einstellung verschiedener Parameter auf Ihre
speziellen Bedürfnisse.

Wir gehen dabei davon aus, daß Sie bereits einfache Vorkenntnisse im Umgang mit
einem ATARI-Rechner und der GEM-Oberfläche haben. So sollten Sie Begriffe wie
"Mausklick links oder rechts", Dialogbox,  Pop-Up-Menü und GEM-Fenster bereits
kennen. Wenn Sie mit diesen Begrifflichkeiten noch nichts anfangen können, so
empfehlen wir Ihnen vor der ersten Inbetriebnahme und Installation zu allererst
das Kapitel 2 durchzulesen. Hier erfahren Sie dann was es mit den weiter oben
genannten Begriffen auf sich hat und zwar speziell auf diese Bürosoftware
bezogen. Es wird sich aber trotz alledem für Sie nicht vermeiden lassen, daß Sie
das Benutzerhandbuch zu Ihrem Rechner griffbereit neben Ihrem Arbeitsplatz
deponieren. Dessen Studium kann Ihnen auch unser Handbuch leider nicht abnehmen.


Zu unserer Unternehmensphilosophie gehört es, den Kunden nach dem Kauf nicht
alleine zu lassen. Sie können sich gerne durch unsere Hotline bei Problemen
weiterhelfen lassen. Sie erreichen uns auch nach 18 Uhr, was Ihre Telefonkosten
im Zaume hält.

Sollten Sie während Ihrer Arbeit mit FIRST_MILLION auf Probleme stoßen, oder
vielleicht Anregungen für Verbesserungen haben, setzen Sie sich bitte mit uns in
Verbindung. Wir werden uns bemühen umgehend das Problem zu beseitigen.
Möglicherweise fehlt Ihnen eine Funktion, die wir nur mangels Phantasie noch
nicht bedacht haben. Bedenken Sie bitte: Nur durch Rückkopplung von Seiten der
Benutzer kann sich das Programm weiter entwickeln.

Wie auch immer, wir wünschen Ihnen viel Spaß und vor allem viele Stunden
eingesparte Zeit durch den effektiven Einsatz eines Computersystems für Ihren
Betrieb.

Berlin, den 10. Februar 1995

Das SOFTBÄR Team







1.0 Allgemeines



Wie es sich für ein vernünftiges Programm gehört, hat auch FIRST_MILLION ein
Handbuch, welches zu lesen lohnt. Allerdings haben uns die Tester versichert,
daß unser Programm so einfach und logisch aufgebaut ist, daß auf langes Studium
eines Handbuchs fast verzichtet werden kann.

Nichtdestotrotz wird es sich an einigen Stellen des Programms nicht verhindern
lassen, einmal im Handbuch genauer zu einigen speziellen Fragen nachzulesen. Um
das Auffinden der betreffenden Seiten leicht zu gestalten, befindet sich am Ende
ein ausführliches Stichwortverzeichnis.

Aber es sei hier versichert, die Programmautoren haben sich allergrößte Mühe
gegeben, ein in der Bedienung leicht zu handhabendes Programm zu erstellen, daß
dem Benutzer Zeit spart und nicht stiehlt. Ausgangspunkt für das Projekt, eine
Komplettsoftware für Kleingewerbe, waren die diversen Programme des ATARI ST,
die alle nicht überzeugen konnten. Das eine Programm nutzte die GEM-Oberfläche
und ermöglichte zügiges arbeiten, wollte aber den Anspruch erfüllen, auch für
Großkonzerne verwendbar zu sein, mit dem Erfolg, eine Funktionsvielfalt zu
haben, die nur noch verwirrte. Andere Programme verfolgten nur den Wahlspruch
"Weniger ist mehr", wobei notwendige oder nützliche Funktionen auf der Strecke
blieben. Das größte Ärgernis war aber die Tatsache, daß für die verschiedenen
Bereiche einer Geschäftssoftware vier verschiedene Programme mit
unterschiedlicher Benutzerführung notwendig waren, wobei die Übernahme von Daten
aus der Fakturierungssoftware  in die Buchhaltung nicht selten durch aufwendiges
neu eingeben realisiert werden mußte! Es war also höchste Zeit für ein Programm,
daß sowohl die Kunden und Lieferanten eines Kleinbetriebes verwaltet, die
Rechnungen erstellt und außerdem die Buchhaltung soweit wie möglich, automatisch
macht. Und das alles zusammen in einem Programm mit identischer
Benutzeroberfläche. Nicht vergessen werden soll die Tatsache, daß beide
Programmautoren selbst einen Kleinbetrieb seit einigen Jahren führen und so die
Anforderungen an solch ein Programm aus ihrer täglichen Arbeit genau kennen.
Hier haben Anwender ein Programmkonzept für Anwender in gleicher oder ähnlicher
Situation entwickelt. Der einzige Weg, wie wir meinen, der Erfolg verspricht!

Ein Wort zu den Autoren:

Siegfried Hartmann entwickelt seit Jahren Programme für den ATARI ST, unter
anderem Steuerungen für CNC-Anlagen, Meß-und Testprogramme für industrielle
Anwendungen, und ist seit zwei Jahren als freiberuflicher Programmautor tätig.
Das wohl bekannteste Produkt aus seinen Händen ist der Communication Manager,
kurz CoMa genannt, ein Faxprogramm mit integriertem Anrufbeantworter und
optionalem FTP-Server.



Hans-J. Konzeck entwickelt für seine Firma Meßelektronik und
Einplatinencomputersysteme.



 1.1 Für wen ist FIRST_MILLION gedacht?



Unser Programm tritt mit dem Anspruch an, die notwendigen Bürotätigkeiten in
einer kleinen Firma zu vereinfachen. Es ist auf die Probleme von kleinen und
mittleren Betrieben zugeschnitten, die nicht bilanzierungspflichtig sind.
Besonderes Augenmerk haben wir auf sogenannte "Ein-Personen-Betriebe" und deren
Belange gelegt. Gerade wenn sich der Geschäftsinhaber um die Buchführung und
Büroorganisation kümmern muß, bestehen besondere Anforderungen an die
Bedienerfreundlichkeit eines Programms. Es ist einfach nicht zumutbar, wenn die
Einarbeitung in ein Programm Tage oder Wochen dauert. Muß es ja unter GEM auch
nicht! Von der juristischen Seite betrachtet hilft es allen Personen, die
jährlich weniger als 36.000 ,- DM Gewinn erzielen, oder deren Umsatz kleiner als
500.000,- DM ist (Stand von 1992, aktuelle Werte bitte beim Finanzamt erfragen).
Bei größeren Betrieben ist der notwendige Aufwand bezüglich der Buchhaltung
deutlich größer. Aber für diese Betrieb läßt sich in FIRST_MILLION ein
Kontenrahmen entsprechend der Branchenⁿ typischen DATEV-Konten einrichten.
Dadurch ist der Einsatz dieser Büroⁿ software auch für Ihren Betrieb im Sinne
des Wortes aufwärtskompatibel! .



1.2 Hardwareanforderungen



Für ein erfolgreiches Arbeiten sind lediglich Minimalanforderungen an die
Hardware gestellt. Das Programm begnügt sich selbst mit einem ATARI ST mit 512
KByte Speicher und einem Diskettenlaufwerk. Es bleibt jedoch zu beachten, daß
die Größe des Speichers die Menge der Datensätze beschränkt. Eine sinnvolle
Speichergröße dürfte bei 1 Megabyte beginnen. Sonst gilt: Man kann nie zuviel
Speicherplatz haben. Für schnelles Starten des Programms empfiehlt sich auch die
Anschaffung einer Festplatte. Da aber sämtliche Daten im Speicher gehalten
werden, beschleunigt die Festplatte lediglich den Start des Programms. Die
Arbeitsgeschwindigkeit ist nicht vom Vorhandensein einer Festplatte abhängig!
Aus gutem Grund verlangt FIRST_MILLION nach einer Grafikauflösung von mindestens
640x400 Bildpunkten. Nichts ist für den ernsthaften Anwender lästiger als ein
gering auflösender Farbmonitor, der zudem auch noch flackert wie eine
verlöschende Adventskerze. Natürlich ist das Programm auflösungsunabhängig
programmiert, weshalb der Einsatz eines Großbildmonitors oder einer Grafikkarte
wie "Bigscreen", "Megascreen" oder "Overscan" problemlos möglich ist. Überhaupt
ist die Anschaffung einer Grafikerweiterung zu empfehlen, denn man gönnt sich ja
sonst nichts, oder?

Durch das konsequente Verwenden von Betriebssystemaufrufen ist der Einsatz aller
unserer Programme auch unter dem alternativen Betriebssystem MagiC und MagiCMac
völlig problemlos. Da die Firma ATARI wohl keine professionellen Rechner mehr
herstellen wird, ist der Slogan "ATARI goes MAC" nicht nur eine Floskel. Wir
haben deshalb auch die Umsetzung von FIRST_MILLION für das MacOS in Angriff
genommen. Es wird dieses Bürosoftware also auch in Zukunft geben und
Weiterentwicklungen sind gesichert.



1.3 Programmstruktur



FIRST_MILLION ist ein Programm, das sich grob in vier Programmteile aufgliedern
läßt:
Buchhaltung inklusive Einnahme-Überschußrechnung, Umsatzsteuerberechnung
(122 Gegen- und 110 Geldkonten), automatische Buchungen, aktuelle Gewinn und
Umsatzsteuerübersicht ist immer verfügbar

Kunden- und Lieferantendatei mit 16 Gruppen, Telefonnotizen, Terminlegung
(Aquise), Telefonautomat mit CoMa,

Artikelstammdaten, Gruppenbildung in den Artikelstammdaten (Zusammenfassung
verschiedener Artikel zu einem neuen Artikel), 32 Zeilen Infotext für jeden
Artikel, automatisches Bestellwesen, Inventurfunktionen

Fakturierung (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift,
drei Stufen Mahnwesen, Bestellungen (Warenwirtschaft), Verwaltung offener
Aufträge, markieren offener Aufträge zur Erledigung bei Wareneingang, 3 stufiges
Mahnwesen mit einstellbaren Mahnfristen

Alle Programmteile arbeiten dabei von einer Oberfläche aus und tauschen dort, wo
es sinnvoll ist, selbsttätig die Daten aus. So können die Daten der Kundenliste
problemlos mit den Artikelstammdaten zu einer Rechnung verknüpft und ausgedruckt
werden. Die Werte der Rechnung wiederum sind anschließend bereits in der
Buchhaltung erfaßt und als "offene Rechnung" in der Fakturierung enthalten.
Erfolgt der Zahlungseingang, so kann die Rechnung in der Fakturierung durch
einfaches Anklicken aufgerufen, gebucht und gelöscht werden. Vielfältige
Sortier- und Suchfunktionen ermöglichen ein bisher nicht gekanntes Maß an
Übersicht und Geschwindigkeit bei der Verwaltung Ihres Büros. Die Fakturierung
erfaßt Ihre Angebote, noch nicht erledigte Aufträge, Rechnungen, Gutschriften,
verschiedene Stufen der Mahnungen und Ihre eigenen Bestellungen bei Ihren
Lieferanten.

Ein simpler Tastendruck genügt, um eine überfällige Rechnung in eine Mahnung zu
verwandeln und auszudrucken, oder mit dem  Faxprogramm CoMa direkt aus
FIRST_MILLION heraus über ein Fax-Modem zu versenden.

Damit Sie keine Rechnung vergessen, zeigt Ihnen das Programm sofort nach jedem
Programmstart die überfälligen Rechnungen und Mahnungen im Fakturierungsfenster
an. Somit entgeht Ihnen kein säumiger Kunde.

Aufträge die Sie nicht ausführen konnten, weil nicht alle Artikel vorhanden
sind, werden als offene Aufträge verwaltet. Wenn Sie neue ware zum Lager
addieren, wird die fakturierung nach Aufträgen durchsucht, die jetzt ausgeführt
werden können. Und das alles in bemerkenswerter Geschwindigkeit!



1.4 Anforderungen von FIRST_MILLION an den Speicher



Die Speicheraufteilung des Programms erfolgt dynamisch. Je nachdem, welche Daten
mehr Speicherplatz benötigen, wird ihnen dieser Platz intern zugewiesen. Die
Grenze für die Buchungssätze, Kunden-und Artikeldaten hängt von der Größe des
Speichers Ihres ATARI Rechners ab, und von der Einstellung des Speicherplatzes
(Kapitel 1.10) den sich FIRST_MILLION reservieren darf.

Bei einer Reservierung von 1MB Speicher können folgende Grenzwerte angegeben
werden:

        -1.100 Kunden- oder Lieferantendaten im Speicher verfügbar

        -4.400 Artikel in der Artikelliste im Speicher verfügbar

        -8.800 Buchungssätze im Speicher verfügbar

        -max. 2.200 Einträge in der Fakturierung

Hierbei handelt es sich um entweder-oder Angaben. Wenn Sie zum Beispiel 5.000
Buchungen im Speicher haben, so können Sie nur noch 2.500 Artikel oder 1.200
Kunden verwalten. Verwenden Sie einen Computer mit 2MB Speicher, so
verdreifachen  sich die angegebenen Zahlen für die Datensätze.

Sie sollten also überlegen, ob Ihr Rechner für Ihre Firmentätigkeit ausreichend
Speicher besitzt. Im Zweifel wenden Sie sich bitte an uns. Wir beraten Sie gerne
über den Einbau einer Speichererweiterung.

Für die meisten Anwendungsfälle im Bereich Kleingewerbe und freiberufliche
Tätigkeit wird ein Computer mit 1MB völlig ausreichend sein.





1.5 Sicherheitskopie und  Installation



Vor dem Benutzen eines Programms hat der Computer die schweißtreibende Arbeit
der Installation gesetzt, meistens! In unserem Programm ist dies jedoch recht
einfach. Als erstes erstellen Sie bitte eine Sicherheitskopie der
Programmdiskette. Gehen Sie bei der Erstellung der Kopie entsprechend der
Anleitung Ihres ATARI Handbuches vor. Arbeiten Sie ab jetzt nur noch mit der
Sicherheitskopie und bewahren Sie Ihr Original an sicherer Stelle (In einem
Schließfach der Schweizer National Bank oder ähnlich) auf. Anschließend wird der
Disketteninhalt auf Ihre Festplatte kopiert  und das Programm MAGNUM.APP im
Ordner MAGNUM.400 gestartet.

Mit der Kopie der Diskette haben Sie für den Notfall  das Programm gesichert.
Was für Ihre weitere Arbeit aber wesentlich wichtiger ist, sind Ihre Daten die
sich im Laufe der Zeit angesammelt haben. Deshalb eine Kurzbeschreibung welche
Dateien FIRST_MILLION für Sie anlegt:

        ARTIKEL.ART (Artikeldatei)

        FAKTUR.FKT (enthält alle Fakturierungdokumente)

        BUCH_DAT.MIO (Buchhaltungsdatei)

        KUND_DAT.KND (Kundendatei)

        MILLION.INF (hier stehen alle relevanten Systeminformationen)

Die Datei BUCH_DAT.MIO enthält alle Informationen aus der Buchhaltung. Die
Kunden- und Artikeldaten werden in KUND_DAT.KND abgespeichert, und die
Informationen über alle anderen Parameter befinden sich in MILLION.INF. Wenn Sie
im Laufe der Arbeit mit FIRST_MILLION eine Änderung in einer oder mehreren
dieser Dateien vornehmen, wird dies vom Programm automatisch erkannt und diese
Datei am Programmende gesichert.

Die alte Datei wird dabei nicht gelöscht, sondern lediglich umbenannt, zum
Beispiel in BUCH_DAT.BAK.

Sollte die eigentliche Datei einmal defekt sein, können Sie diese wieder
zurückbenennen und damit weiterarbeiten. Es sind dann nur die Daten verloren,
die seit der letzten Abspeicherung geändert wurden.

Trotzdem sollten Sie unbedingt regelmäßig diese Dateien auf einen anderen
Datenträger (Diskette) sichern. Ist Ihre Arbeitsdiskette oder Festplatte einmal
defekt, dann sind alle Ihre Daten unwiederruflich verloren. Solch ein Fall
bedeutet eine Katastrophe, der Sie sich durch regelmäßige Sicherungskopie auf
einen anderen Datenträger entziehen können. Den Zeitabstand für Ihre
Sicherungskopie müssen Sie anhand der Menge geänderter Daten selbst bestimmen.
Sinnvoll erscheint uns mindestens ein wöchentliches Backup, besser wäre
vielleicht ein tägliches Backup nach dem Beenden der Arbeit mit FIRST_MILLION!

Damit Sie nicht umständlich vom Desktop des ATARI aus die Sicherungskopien
erstellen müssen, haben wir in der Menüleiste unter "Datei" den Eintrag "Alles
Sichern" vorgesehen. Wenn Sie diese Funktion auslösen, erscheint eine Dialogbox
in der Sie wählen können, wohin alle Ihre Daten gesichert werden sollen. Wenn
Sie ein Back Up auf Diskette machen möchten, so legen Sie eine Diskette in das
Laufwerk ein und klicken den Auswahlknopf "Back Up" an. In der nun erscheinenden
Dateiauswahlbox müssen Sie noch das Laufwerk A anwählen und den Vorgang mit
einem Klick auf den OK-Knopf starten. Sie könnten natürlich auch jeden anderen
Pfad, z. B. auf eine Wechselplatte, einstellen.

Wenn Sie die Daten auf Ihrem aktuellen Laufwerk (wahrscheinlich Ihre Festplatte)
sichern möchten, so müssen Sie den Knopf "aktuelles Laufwerk" wählen. Die Daten
werden dann sofort über die beim Programmstart geladenen Daten geschrieben.



1.6 Der Inhalt der Programmdiskette



Auf Ihrer Programmdiskette sollte sich ein Ordner MAGNUM.4XX und ein Textfile
mit dem Namen NEU.TXT befinden.

Der Ordner MANUAL enthält übrigens eine Kurzanleitung für die wesentlichen
Funktionen, und ermöglicht dem Anwender der nicht erst das dicke Handbuch
durchlesen will einen schnellen Einstieg in FIRST_MILLION! Wenn Sie jedoch mit
allen Raffinessen vertraut sein möchten, sollten Sie das Handbuch einmal gelesen
haben.

 In dem Textfile NEU.TXT stehen aktuelle Ergänzungen zu der von Ihnen erworbenen
Programmversion,. Wir raten Ihnen unbedingt diese Datei als erstes zu lesen.
Dies geht ohne Probleme durch einfachen Doppelklick auf diese Datei.

Der Ordner MAGNUM enthält Ihre persönliche Programmversion oder unsere
Demoversion. Die Demoversion enthält übrigens den kompletten Programmumfang von
FIRST_MILLION. Damit Sie mit dem Programm etwas üben können, haben wir Ihnen
einige Beispieldaten mitgeliefert. Sie können die Beispieldaten  löschen, wenn
Sie diese nicht mehr benötigen.

Damit Sie sehen können, wie leicht der Import von Daten geht haben wir Ihnen die
Dateien ARTIKEL.IMP und KUNDEN.IMP  als Beispiele mitgeliefert.

Darüber hinaus enthält dieser Ordner zwei Grafiken im GEM-IMG-Format. Die Grafik
LOGO_300.IMG ist für den Ausdruck mit dem Laserdrucker gedacht.

Wenn Sie sich ein wenig im Programm umgesehen haben, müssen Sie für den
täglichen Gebrauch einige Einstellungen vornehmen, damit das Programm die
Bedürfnisse Ihres Betriebes erfüllen kann. Wie das geht zeigt Ihnen das Kapitel
1 im weiteren.



1.7 Die lizenzierte Programmversion



Ein großes Problem stellt für kleine Softwarehäuser der Schutz der Produkte
gegen unerlaubte (unmoralische) Verbreitung (Vermehrung) dar. Obwohl das
sogenannte Raubkopieren strafrechtlich verfolgt wird, gibt es wohl kein
Programm, von dem nicht wilde Kopien in einschlägigen Kreisen zirkulieren. Wir
sind keine Träumer, die glauben, mit FIRST_MILLION wäre es anders. Und trotzdem
denken wir, einen Weg gefunden zu haben, um den Schaden für uns so gering wie
möglich zu halten. Dieses Programm wird deshalb nur direkt über uns zu erhalten
sein, wobei bei Auftragserteilung das Programm konkret für den Anwender angepaßt
wird.

Ab der Version 4.00 lassen sich alle Ausgabeformulare komplett editieren, mit
einigen Ausnahmen. Alle Ausdrucke aus der Buchhaltung enthalten immer  den Namen
und die Anschrift der Firma für dieses Programmversion lizenziert wurde. Dadurch
ist es immer möglich, die Herkunft einer Raubkopie zweifelsfrei
zurückzuverfolgen.



1.8 Einstellen der Systemparameter beim ersten Programmstart



Die Menüleiste des Programms enthält den Menüpunkt "Einstellungen". Berühren Sie
mit dem Mauszeiger diesen Eintrag, so klappt die Menüleiste mit insgesamt sechs
Eintragungen herunter.

Mit den ersten vier Eintragungen werden wichtige Voreinstellungen vorgenommen,
die beim Programmende automatisch abgespeichert werden. Wird das Programm wieder
aufgerufen, so stellen sich die  eingestellten Parameter automatisch wieder ein.

Mit der Funktion "Desktop aufräumen" können Sie die Größe und Lage der Fenster
auf einen von uns vorgegebenen Wert einstellen. Wenn Sie eine andere Anordnung
wünschen, so können Sie die Fenster mit Hilfe des Größeneinstellungsfeldes in
der Größe verändern. Soll diese Änderung beim nächsten Programmstart
berücksichtigt werden, müssen sie den Eintrag "Desktop sichern" anklicken. Im
übrigen können Sie die gleichen Manipulationen mit den Datenfenstern ausführen,
wie mit den Fenstern auf dem ATARI Desktop. Lesen Sie hierzu gegebenenfalls in
Ihrem ATARI Handbuch nach. Das Programm merkt sich jetzt die von Ihnen
vorgenommenen Änderungen und speichert diese am Programmende, wenn Sie das
Programm über die Funktion "Ende" verlassen, ab.

Achtung: Bei einem Update kann es passieren, daß die Lage und Größe der Fenster
nicht mehr stimmt.

Bitte rufen Sie jedes Fenster einmal auf und stellen die alte Lage wieder her.
Vergessen Sie nicht die Funktion "Desktop sichern" einmal angewählt zu haben,
damit die Ordnung auf Ihrer Arbeitsoberfläche wieder hergestellt ist!

Bei erneutem Starten des Programms erscheinen die Fenster in der von Ihnen
eingestellten Größe und Lage, wenn Sie "Desktop sichern" während der letzten
Sitzung angeklickt hatten.



1.9 Einstellungen>Parameter



Nach dem Anklicken des ersten Eintrags erscheint die unten abgebildete
Dialogbox, in der die allgemeinen Parameter für das Programm eingestellt werden.

    nächste Buchungsnummer

    nächste Kundennummer

    nächste Artikelnummer

    nächste Rechnungs-, Bestell- und Briefnummer

Die Vergabe der oben genannten Nummern erfolgt automatisch und mit aufsteigenden
Werten. Wenn Sie es wünschen, kann hier je nach Bedarf eine andere Startnummer
voreingestellt werden. So kann es nützlich sein die Artikelnummern nach Gruppen
zu sortieren. Dies erhöht die Übersichtlichkeit ganz erheblich. Wenn Sie die
automatische Vorgabe nicht nutzen wollen, tragen Sie hier eine Null ein, dann
erscheint in der Eingabebox für Artikel keine Artikelnummer. Ähnlich ist es mit
Kunden- und Lieferantennummern.

In die Felder für  die Fakturnummern geben Sie die Zahl ein, mit der das
Programm bei der Zählung dieser Fakturierungssätze beginnen soll. Tragen Sie
unter Bestellnummer eine Null ein, so erhalten die Bestellungen mit den
Rechnungen eine fortlaufende, keine getrennte Nummerierung.

In der Fakturierung werden alle Ihre Rechnungen, die Sie mit diesem Programm
erstellt haben, eingetragen. Das Programm zeigt Ihnen nach Ablauf einer unter
"1. Mahnung" und "2. Mahnung" eingestellten Frist die Rechnungen an, deren
Zahlungsfrist abgelaufen sind. Mit einem Druck auf die Maustaste erstellt Ihnen
unser Programm anschließend die Mahnungen. Geben Sie in diese Felder eine Null
ein, so werden keine Mahnungen automatisch angezeigt.

    Rabattsätze

In die beiden Rabattfelder können Sie einen Mengenrabatt vorgeben, bezogen auf
den Bruttorechnungsbetrag. Wenn Sie dann eine Rechnung schreiben wird dieser
Rabatt bei Überschreiten des eingestellten Rechnungsbetrages automatisch
abgezogen. Sie können zwei Stufen für diese Rabattform vorgeben. Wird für den
Grenzbetrag jeweils eine Null eingegeben, wird kein Rabattfaktor gedruckt. Der
Ausdruck eines Rabattes läßt sich aber auch nach der Erstellung einer Rechnung
über das Pop-Up-Menü "Formular" vor dem Ausdrucken unterdrücken.

    Skontosatz

Der Skontosatz wird später beim Buchen der Einnahmen wiederverwendet. Wenn ein
Kunde Skonto gezogen hat, können Sie diesen Betrag automatisch von der
Rechnungssumme abziehen. Sollte Ihre Buchhaltung nach dem Prinzip der
vereinbarten Zahlung arbeiten, erfahren Sie ja erst nach dem Eintreffen des
Zahlbetrags, ob Skonto gezogen wurde oder nicht. Auch darauf ist FIRST_MILLION
vorbereitet. Wenn diese Rechnung als erledigt markiert wird, können Sie die
Skontokorrektur der Einnahmebuchung per Mausklick vornehmen lassen.

    Mehrwertsteuersätze (3)

Auf der rechten Seite der Box können Sie die für Ihr Geschäft wichtigen
Mehrwertsteuersätze eintragen. In der vorliegenden Version sind drei
verschiedene Steuersätze möglich.

    Währungssymbol für den Listendruck

Hier läßt sich die Abkürzung eintragen, die beim Ausdruck der Kontenlisten
verwendet werden soll. Das Währungssymbol für die Formulare der Fakturierung
wird in den entsprechenden Drucklayouts editiert.

    letztes Datum bei Buchungen voreinstellen

Dieser Knopf ermöglicht Ihnen zu wählen, ob Sie in der Eingabemaske für
Buchungen immer das aktuelle Datum voreingestellt haben möchten. Das erleichtert
Ihnen die Eingabe immer dann, wenn Sie mehrere Eingaben zu dem aktuellen Datum
vornehmen wollen.

Wer also jeden Tag seine Buchhaltung benutzt, um die Buchungen für diesen Tag
durchzuführen, sollte diese Option durch Anklicken des Auswahlknopfs aktivieren.


    letzte Buchung bei Neuen als Voreinstellung

Hiermit können Sie einstellen, ob bei der Buchhaltung die Eingaben der letzten
Buchung bei allen weiteren Dialogboxen schon eingetragen sein sollen. Das ist
immer dann von Vorteil, wenn Sie Ihre Belege vorsortiert buchen. Sie müssen dann
nur einen Teil der Eingaben neu vornehmen.

    Einnahme sofort bei Rechnungserstellung buchen

Mit dem letzten Knopf stellen  Sie Ihre Buchhaltung wahlweise auf das Prinzip
der "vereinbarten Zahlung", oder "vereinnahmten Zahlung" ab. Lesen Sie über die
Merkmale dieser beiden Buchhaltungsformen im dritten Kapitel "Buchhaltung" nach,
wenn Sie weitere Informationen hierzu wünschen.

    immer Aktualisierung offener Aufträge & Bestellungen

Dieser  Knopf wirkt auf die Verwaltung offener Aufträge in der Fakturierung. Ist
der Knopf aktiv, d. h. gedrückt, wird bei jedem neuen Auftrag und bei jedem
Wareneingang die komplette Fakturierung nach Aufträgen durchsucht, die mit der
neuen Lagerware ausgeführt werden können. Bei vielen offenen Aufträgen kann dies
zu Wartezeiten führen, bis die Berechnung abgeschlossen ist. Diese Berechnung
kann auch manuell am Abschluß eines Arbeitstages durchgeführt werden, wenn der
Knopf deⁿ aktiviert ist.     Dadurch läßt sich viel Zeit sparen.

    Fristen für das Mahnwesen

Sie können für die drei Stufen des Mahnwesen zwei verschiedene Fristen vorsehen.
Die Fristen für die 2. und 3. Mahnung sind gleich lang.





1.10 Druckparameter



Eines der größten Probleme stellt für Programmierer die Anpassung der
Druckroutine an die möglichen Druckertypen dar. Wir beschränken uns deshalb auf
fünf Druckertypen, mit denen ca. 99% der Drucker kompatibel sind. Es handelt
sich um den ATARI Laserdrucker SLM 804/605 unter Verwendung des Diabolo
Emulator, den HP Laserjet der mit dem HP Deskjet kompatibel ist und der von fast
allen Laserdruckern emuliert werden kann (PCL5 Emulation), den NEC P6, der als
Standard für die gesamte 24 Nadeldruckerwelt steht, und einen Epson Drucker als
Vertreter für einen 9-Nadeldrucker.  Und für besonders schwere Fälle kann noch
in den reinen ASCII Modus geschaltet werden.

Sie können hier alle Einstellungen für zwei verschiedene Drucker eingeben. Zu
beachten ist dabei, daß der Drucker 1 eine Grafik im Hintergrund mitdrucken
kann! Dadurch erlangen Sie eine unglaubliche Freiheit bei de! Erstellung von
Formularen wie Paketkarten, Adressaufkleber und so weiter. Natürlich können Sie
auch weiterhin Ihre Fakturierungsformulare mit einem Briefkopf im Hintergrund
über Drucker 1 ausgeben. Aber die Möglichkeiten sind jetzt eben erheblich
größer, da jedes Layout, das Sie erstellen eine Grafik erhalten kann. Welche
Voraussetzungen für den Einsatz einer Grafik erfüllt sein müssen wollen wir
Ihnen im nächsten Abschnitt nahebringen.

    Logo-Image drucken

FIRST_MILLION bieten Ihnen hier eine preiswerte Möglichkeit Ihren Ausdrucken
professionelles Aussehen zu verleihen, indem Sie eine Hintergrundgrafik
praktisch als Briefpapier mitdrucken können. Diese Funktion arbeitet mit den
ATARI Laserdruckern und allen PCL5 kompatiblen Druckern. Ob das mitgedruckte
Briefpapierformular für Sie besser als bunt gedrucktes Briefpapier ist müssen
Sie vielleicht einmal ausprobieren. Sie können zumindest mit dieser Funktion die
Kosten für Briefpapier senken. Um den Grafikausdruck zu ermöglichen,  müssen Sie
mit dem Dateiauswahlknopf rechts eine Pixelgrafik im IMG-Format aussuchen. Um
sich eine solche Pixelgrafik zu erstellen, können Sie verschiedene Wege
beschreiten:

    1. Sie lassen sich Ihr Briefpapier mit 300 dpi einscannen und im    IMG-Format
abspeichern.

    2. Wenn Sie das Programm CALAMUS besitzen, könnten Sie Ihr    Briefpapier selbst
entwerfen und mit einem Druckertreiber der diese    Seite als IMG-Grafik
abspeichern kann zur Pixelgrafik konvertieren.

Welche Grafik für den Ausdruck verwendet werden soll, können Sie im Auswahlfeld
rechts neben dem Auswahlknopf einstellen.

Ob Sie einen oder zwei Drucker besitzen, Sie können auf jeden Fall noch die
Konfiguration für einen zweiten Drucker einstellen. Dabei kann es natürlich auch
sinnvoll sein bei nur einem angeschlossenen Drucker einen zweiten
Initialisierungsstring angeben zu können. So kann der Ausdruck für eine Liste
mit einer anderen Schriftart erfolgen, Sie können auf einen kleineren
Zeichensatz umstellen oder was immer Ihnen noch einfällt einstellen, ohne die
Druckparamter jedes mal neu einstellen zu müssen!

    Druckertyp

welchen Druckertyp Sie jeweils an Drucker 1 oder 2 betreiben wird über ein
Pop-Up-Menü eingestellt.

    Init- und Exitstring

Rechts neben dem Pop-Up-Menü für die Druckerauswahl finden Sie zwei
Eingabefelder um besondere Steuerzeichen an den Drucker senden zu können. Damit
kann eine bestimmte Schriftart vor dem Ausdruck softwaremäßig eingestellt, oder
der Druckerspeicher auf Wunsch zurückgesetzt werden.

    Zeichensatz

In einem weiteren Pop-Up-Menü dieser Dialogbox können Sie einen Zeichensatz
angeben, mit dem der Drucker angesprochen werden soll.

 Wenn Sie einen ATARI Laserdrucker Ihr Eigen nennen, so muß der
ATARI-Zeichensatz verwendet werden. Da der Ausdruck hier über den Diabolo
Emulator erfolgt, müssen Sie noch darauf achten, daß Sie den Emulator auf
unproportionale Schrift stellen (Pitch 10), und der 1. Zeichensatz die normale
Druckdichte, der zweite Zeichensatz die doppelte Druckdichte (Fettdruck) erhält.


Die Einstellung dieser Schriftarten erfolgt über das zum Laserdrucker
mitgelieferte Diabolo Einstellfeld. Lesen bitte im Handbuch des Laserdruckers
nach, wie die Einstellung vorzunehmen ist. Sind hier andere Zeichensätze auf den
ersten beiden Plätzen installiert als unten angegeben, so erhält der Ausdruck
ein etwas merkwürdiges Aussehen.

    1. Zeichensatz: RAZR10LS

    2. Zeichensatz: RAZB10LS

Für andere Drucker verwenden Sie bitte den weit verbreiteten IBM-Zeichensatz zum
Ausdruck. Sie müssen dann allerdings auch Ihren Drucker hardwaremäßig auf diesen
Zeichensatz einstellen. Dies geschieht bei den meisten Druckern über kleine
Minischalter, DIP-Schalter genannt. Das Handbuch zu Ihrem Drucker informiert Sie
über die Stellung dieser Schalter. Sie können natürlich auch den Init-String für
eine softwaremäßige Anpassung verwenden.

Achten Sie bei den ersten Ausdrucken darauf, ob die deutschen Sonderzeichen
(Umlaute) und das "ß" richtig wiedergegeben werden.

Einige Exoten unter den Druckern kennen den IBM-Zeichensatz nicht, und müssen
deshalb mit dem 7 bit ASCII-Zeichensatz "gefüttert" werden. Für diesen Fall
verwenden Sie bitte das entsprechende Feld.

Die Zeichensätze ISO 8859 und Roman 8 sind genormte Zeichenssätze, die in den
meisten Druckern implementiert sind. Welchen Zeichensatz Sie wählen bleibt Ihnen
überlassen, aber achten Sie darauf, daß Ihr Drucker ebenfalls auf diesen
Zeichensatz eingestellt ist. Wird FIRST_MILLION auf einem Macintosh Rechner
unter MagiCMac verwendet, sollte der IBM Zeichensatz gewählt werden.

    Ausgaberichtung

Um die Ausgabe möglichst universell zu halten finden Sie in dem dritten
Pop-Up-Menü noch die Möglichkeit die Ausgaberichtung einzustellen. Diese Option
wird besonders für Anwender auf einem Macintosh Rechner interessant. Dadurch
kann die etwas langsame Ausgaberoutine von MagiCMac ausgetrickst werden.
FIRST_MILLION ermöglicht die direkte Ausgabe über einen Device Treiber von
Overscan oder HSModem.

In dem Pop-Up-Menü finden Sie vier Einträge.

Die Standardeinstellung sollte der Menüpunkt "Druckerport" sein. Die Ausgabe der
Daten erfolgt dann über die  GEMDOS-Routinen des Betriebssystem, die aber
bekanntlich nicht besonders schnell sind. Wird dieser Eintrag unter MagiCMac
verwendet kümmert sich das alternative Betriebssystem um die Weitergabe der
Daten an die Rechnerhardware. Das funktioniert unter MagiCMac sehr langsam!

Für alle Anwender auf einem ATARI Rechner sollte der Eintrag "Centronics direkt"
gewählt werden. Hier kümmert sich FIRST_MILLION persönlich um die Ausgabe und
Ansteuerung des Druckerports, was bis zu 200% Beschleunigung bringt.

Wählen Sie den Eintrag "Datei" können Sie die Druckerdaten über beliebige
Devicetreiber ausgeben, oder in eine Datei auf die Festplatte schreiben lassen.
Immer wenn Sie also einen Datenexport durchführen wollen, muß in der
Druckparameterbox als Ausgaberichtung "Datei" angegeben sein! Nach dem Anwählen
dieses Menüpunktes erscheint die Dateiauswahlbox und Sie können den Pfad für die
Ausgabe angeben.

Der letzte Menüpunkt ist für MagiCMac gedacht. Da die Ausgabe auf den Drucker in
dieser Betriebssystememulation sehr langsam geht, kann die Ausⁿ gabe auf
Device-Treiber umgeleitet werden. So kann unter Verwendung des highspeed
seriell-parallel-Wandlers McStout/Classic die Ausgabe über den von Overscan
beigelegten Device-Treiber U\DEV\LPT1 mit hoher Geschwinⁿ digkeit auf einen
Drucker mit Centronics Schnittstelle erfolgen. Wenn Sie über diese Hardware
verfügen, müssen Sie anschließend noch in zwei weiteren Pop-Up-Menüs den Namen
des Treibers und die Ausgabegeschwindigkeit angeben. Für den McStout/Classic
müssen Sie zuerst U\DE\LPT1 anklicken und anschließend die
Übertragungsgeschwindigkeit 230400 bps. Die Ausgabe auf Ihren Drucker erfolgt
dann in der Geschwindigkeit, wie Sie es auf einem ATARI TT gewöhnt waren.

Verwenden Sie auf dem Mac einen Drucker mit serieller Schnittstelle, können Sie
auch einen Treiber für HSModem konfigurieren und über diesen zumindest mit 57600
bps drucken.

Unter diesen Pop-Up-Menüs  befinden sich einige Auswahlknöpfe im Feld
Voreinstellungen, die global auf den Ausdruck der Fakturierungsformulare
(Rechnung, Auftrag usw.) wirken.

    Gruppenmitglieder nicht drucken

Mit dem Knopf "Gruppenmitglieder nicht drucken" läßt sich bei Warengruppen der
Ausdruck der Teilpositionen abschalten. Das wird immer dann sinnvoll sein, wenn
Sie eine Warengruppe mit vielen Positionen haben. Die korrekte Abbuchung der
Gruppenmitglieder aus dem Lager ist davon natürlich nicht betroffen.

    Nettobeträge

Mit dem Knopf "Nettobeträge" können Sie wählen, ob die Preise in der
Artikelliste <F3> als Netto oder Bruttopreis angezeigt werden. Ob die rechnungen
die Sie erstellen den Brutto-oder Nettobetrag ausweisen stellen Sie über die
Platzhalter ein, die Sie im Rechnungslayout verwenden.

    Rappen runden

Die Funktion "Rappen runden" ist für unsere Kunden aus der Schweiz eingerichtet
worden. Da die kleinste Münze in der Schweiz 5 Rappen beträgt, muß das bei der
Erstellung der Bruttorechnungssumme beachtet werden. Ein Zahlbetrag von SF
123,88 macht eben keinen Sinn mehr. Wir verwenden zur Vermeidung dieses Problems
das in der Schweiz gängige Verfahren der Rundung der WUST, sodaß die
Bruttorechnungssumme ganzzahlige Vielfache von 5 ergibt. Dabei wird die Rundung
allerdings nicht bei der Eingabe der Artikel in die Artikelverwaltung
vorgenommen, sondern erst bei der Übernahme in ein Rechnungsformular. Die
hierfür zuständige Funktion wird ebenfalls in der Dialogbox "Druckparameter"
eingeschaltet.

    Skonto

Ob in Ihren Rechnungen global die Platzhalter für Skonto verwendet werden geben
Sie mit dem Knopf "Skonto"  vor. Sie können aber vor jedem Ausdruck den
Skontoausdruck in einer Rechnung wieder abschalten.

Die folgenden Einstellungen wirken immer auf beide Drucker.

    Kein Perforationssprung bei HP

Alle Hewlet Packard Drucker verfügen über eine Eigenheit aus guten alten
Nadeldruckerzeiten, als diese noch mit Endlospapier gefüttert werden konnten,
den Perforationssprung. Dabei wird ein großer Bereich am oberen und unteren Ende
der DIN A4 Seite nicht bedruckt. Da Seitendrucker gar kein Endlospapier
zulassen, ist der Perforationssprung hier so nützlich wie ein Kropf. Darum kann
man ihn auch mit diesem Knopf abschalten!

    Seitenvorschub nach dem Ausdruck

Dieser Knopf legt fest, ob nach dem Seitenende ein Seitenvorschub gesendet
werden soll oder nicht. Für die Diabolo Emulation des ATARI Laserdruckers ist
dies unbedingt notwendig, da nicht gefüllte Seiten sonst nicht ausgedruckt
werden!

    Anzahl der Ausdrucke

Hier ist das Eingabefeld für die Anzahl der Ausdrucke, die Sie erhalten wollen,
wenn ein Fakturierungsformular (Angebot, Rechnung, Lieferschein, usw.)  gedruckt
wird. In der Regel werden zwei Ausdrucke gebraucht.  Vor einem Ausdruck
erscheint aber immer noch eine Dialogbox, die Sie fragt, ob ein Ausdruck, oder
die vorgegebene Anzahl gedruckt werden soll.

Die Kontenblätter dagegen werden immer nur einmal gedruckt, egal welche Zahl
hier eingestellt wird. Es werden auch nur die Konten ausgedruckt, auf denen im
ausgewählten Zeitraum tatsächlich Buchungen stattgefunden haben.

    Zeilen pro Seite

     Das Einstellfeld "Zeilen pro Seite" dient zur Vorgabe der Anzahl zu druckender
Zeilen pro Seite. Hier müssen Sie ausprobieren welche Zahl für Ihren Drucker,
oder Ihr Papier notwendig ist. Beim Laserdrucker muß hier eine 64 eingetragen
werden. Wird bei einem Nadeldrucker 12' Zoll Endlospapier verwendet, kann eine
größere Zahl Zeilen gedruckt werden. Die genaue Anzahl ist aber abhängig von der
Länge des Perforationssprungs.



 1.11 Systemeinstellungen



    Systemdatum

Hier steht das aktuelle Datum, daß FIRST_MILLION mit dem Platzhalter <DATUM> an
verschiedenen Stellen im Programm verwendet. Achten Sie bitte darauf, daß Ihre
Systemuhr immer richtig gesetzt ist. Hier könnten Sie notfalls das Datum ändern.

Diese Eingabemaske, mit der Aufforderung das Datum einzugeben,  erhalten Sie
immer nach dem Start des Programms, wenn der Rechner ein unsinniges Systemdatum
erkennt. Bei Computern ohne Systemuhr wäre als erstes die Eingabe des
Tagesdatums vorzunehmen! Die Anzeige der anderen Parameter ist dabei
abgeschaltet, sodaß niemand der hinter Ihnen steht das Passwort lesen kann.

    automatisch Sichern

Der Zeitabstand für ein automatisches Backup aller Daten wird im Feld
"automatisch Sichern" vorgenommen. Wenn Sie dieses Programm längere Zeit
benutzen und Daten eingeben oder ändern, kann ein Stromausfall oder eine
Netzstörung zu einem Systemabsturz und damit verbunden zu Datenverlust führen.
Wenn Sie hier eine Zeit zwischen 1 bis 99 Minuten eintragen, wird das Programm
die Daten nach der eingestellten Zeit auf Diskette oder Festplatte sichern.

Sollte es zu einem Systemabsturz kommen, so sind nur die Daten die seit der
letzten Sicherung eingegeben wurden verloren.

    Passworte

In einem Textfeld darunter können Sie ein Passwort eingeben, daß bei jedem Start
des Programms genannt werden muß, bevor jemand mit dem Programm arbeiten kann.
Sie schützen sich so gegen Mißbrauch Ihrer kostbaren Firmendaten.

Dabei wird unterschieden zwischen dem Supervisor Passwort, das dem Anwender
zugriff auf alle Daten des Programms gewährt, auch auf die Buchhaltung.

Das normale Passwort läßt keinen Aufruf aus der Buchhaltung zu. Auch die
Gewinnübersicht bleibt unsichtbar! Dieses Passwort kann an Mitarbeiter vergeben
werden, die mit den Stammdaten arbeiten müssen.

    3 D-Look

Verfügt Ihr Rechner über eine Farbdarstellung von mindestens 16 Farben, können
Sie über diesen Knopf die  optisch sehr ansprechende 3-D-Darstellung
einschalten.

    Speicherreservierung

Die Angaben hier zeigen Ihnen wieviel Speicher die einzelnen Dateien von
FIRST_MILLION in Ihrem Arbeitsspeicher bereits belegen und wieviel bei dem
augenblicklichen Speicherausbau noch belegt werden könnten.



1.12 Zeichensatz



Wenn Ihnen die Darstellung der Fenster in der altbekannten Systemschrift auf die
Dauer zu langweilig wird, können wir Ihnen auch hierbei helfen. Voraussetzung
ist, daß ein Fontselektor in Ihrem System integriert ist. So läßt sich jedem
Fenster ein anderer Zeichensatz (Font) zuordnen. Bei dem hier abgebildeten
Beispiel wird CALVINO verwendet. Durch einfaches drag&drop wird der gewünschte
Zeichensatz übertragen. Der Fensterinhalt wird sofort in dem neuen Font
dargestellt.



1.13 Desktop aufräumen und sichern



Je nach Größe der auf dem Bildschirm zur Verfügung stehenden Fläche wird jeder
Anwender seine Fenster in der Größe und Lage anders einstellen wollen. Damit die
so gemachten Änderungen auch beim nächsten Programmstart nicht wieder neu
gemacht zu werden brauchen ist der Menüpunkt "Desktop sichern" eingeführt
worden. Bitte wählen Sie nachdem Sie die gewünschten Veränderungen an Ihrer
Arbeitsoberfläche gemacht haben diesen Menüpunkt einmal mit einem einfachen
Klick aus.

Wenn Sie das Programm verlassen wird der Desktop abgespeichert.

Der Menüpunkt "Desktop aufräumen" ist eigentlich die Notbremse für den Fall, daß
Sie Ihr Desktop auf einem Großbildschirm aufgeräumt hatten und das Programm
wieder auf einer kleinen Bildschirmfläche betreiben wollen. Da kann es dann
sein, daß der untere Greifpunkt zum Verändern der Fenstergröße außerhalb des
sichtbaren Bereichs liegt. Sie könnten dann eigentlich keine vernünftige
Änderung mehr vornehmen. Klicken Sie aber auf den genannten Menüpunkt, so werden
alle Fenster in der Größe so skaliert, daß sie wieder auf den Bildschirm passen.







 1.14 Der Texteditor



In diesem Kapitel möchten wir Ihnen den Texteditor von FIRST_MILLION vorstellen.
Sie müssen zwar keine besonderen Einstellungen vornehmen, wenn Sie mit diesem
Editor arbeiten, aber alle Layouts die FIRST_MILLION verwendet müssen Sie hier
"zusammenbasteln". Damit das dann einigermaßen funktioniert nehmen wir uns etwas
Zeit für eine ausführliche Darstellung.

Beginnen wir einfach mit dem Editor selbst. Sicher kennen Sie eine
Textverarbeitung, mit der man Texte in einem Computer eingeben und über einen
Drucker ausgeben kann. Bisher konnten für Serienbriefe in F_M nur Dateien
verwendet werden, die über ein anderes Programm erstellt worden waren. Das war
nicht besonders komfortabel für den Anwender. Sie finden ab sofort einen
vollwertigen Editor, erreichbar über die Taste F6, der den kompletten
Funktionsumfang hat, den man heute erwartet. Sie finden hier sowohl die üblichen
Speicherfunktion wie auch umfangreiche Möglichkeiten zur Textmanipulation.

Wenn Sie Teile des Textes durch Fettdruck oder Unterstreichung hervorheben
wollen, so ist dies unter Verwendung der HTML-Codes auch möglich. Folgende Codes
sind implementiert:

<U>, </U>        unterstreichen ein/aus

<B>, </B>        fett ein/aus

<I>, </I>            kursiv (italic) ein/aus

Die von F_M früher verwendeten Platzhalter für die Textformatierung werden
übrigens automatisch konvertiert!

Steht nun eins dieser Steuerzeichen im Text, so wird entsprechend formatiert.
Möchten Sie diese Formatierung aufheben, so muß der enstprechende Code verwendet
werden.

Über das Pop-Up-Menü können Sie dann den Text speichern, andere Texte hinzufügen
und so weiter.

Die wichtigste Aufgabe die unser Editor innehat, ist das Erstellen der Layouts
für die Druckausgabe. Das folgende Kapitel ist ausschließlich diesem Thema
gewidmet.

Und so sollte es dann aussehen: siehe Handbuch!




1.15 Erstellen von Drucklayouts



Eine wichtige Bemerkung am Anfang dieses Kapitels: Im Lieferumfang von
FIRST_MILLION sind alle wichtigen Drucklayouts bereits enthalten. Sie können
praktisch sofort mit der Arbeit beginnen und alle notwendigen
Fakturierungsformulare wie Rechnungen, Lieferscheine usw. ausdrucken. Aber nicht
immer gefällt jedem auch die Art wie wir den Ausdruck entworfen haben. Ein
anderer Kunde möchte vielleicht  ein anderes Papierformat verwenden. Außerdem
hat vielleicht ein Finne gefallen an unserer Bürosoftware gefunden und möchte
nun die Ausdrucke entsprechend umgestalten. Alle Kundenwünsche sind nun auch
realisierbar. Allerdings muß dafür etwas Mühe aufgewandt werden.

Stellen Sie sich ein Drucklayout als eine beliebige Textseite vor, in der an den
Stellen, die Sie dafür ausgesucht haben, die Informationen aus Ihrer
Kundenliste, Artikelliste usw. gedruckt werden sollen. Das Programm muß nun
genau erkennen können, welche Information von Ihnen für den Ausdruck gewünscht
wird. Wir müssen uns also auf eine sehr genaue Bezeichnung festlegen, damit der
Ausdruck auch wunschgemäß erfolgt. Ihr Text muß deshalb die von uns im Programm
vorgesehenen "Platzhalter" verwenden. Nur dann weiß FIRST_MILLION was Sie vom
Ausdruck erwarten. Da Platzhalter natürlich auch nichts anderes als eine
Ansammlung von Buchstaben sind, aus denen möglichst noch zu erkennen sein soll
was eigentlich damit gemeint ist, muß der Text der Platzhalter vom normalen Text
zu unterscheiden sein. Das Programm erwartet also das Platzhalter, die
automatisch mit Informationen ausgefüllt werden sollen, immer in "kleiner als"
(<) und "größer als" (>) Zeichen stehen.

Ein Beispiel: Wann immer Sie im Ausdruck an einer beliebigen Stelle das aktuelle
Datum eingetragen haben wollen, müssen Sie genau an dieser Stelle den
Platzhalter <DATUM> schreiben.

FIRST_MILLION verwendet eine Vielzahl von Platzhaltern und für fast jede
Information in unserem Programm gibt es auch einen passenden Platzhalter. Die
Liste mit allen verwendeten Platzhaltern finden Sie etwas weiter hinten. Bevor
Sie sich jedoch damit beschäftigen möchten wir Ihnen noch einige Besonderheiten
im Umgang mit ihnen erklären.

    Die Feldlängendefinition

Immer wenn Sie eine Liste ausdrucken wollen, ist es sinnvoll, daß der Ausdruck
in Spalten untereinander erfolgt. Damit wird die Auswertung der Liste
vereinfacht. Nun können aber die einzelnen Zellen die da untereinander stehen
unterschiedlich lang sein. Die Folge wäre ein heilloses durcheinander. Das
können Sie verhindern, wenn Sie hinter dem Namen des Platzhalters die Anzahl der
Zeichen angeben, die freigehalten werden sollen. Der Platzhalter für den Namen
eines Artikels lautet <ATEXT>. Nun kann dort als Text "Nagel" und auch "Knopf,
rund, 3cm, perlmutt" eingetragen sein. Damit bei einem Ausdruck alles
säuberlichst untereinander steht geben Sie als Platzhalter <ATEXT,17> ein. Das
Programm benutzt nun 17 Zeichen des Artikeltextes. Ist der Text länger, wird er
auf 17 Zeichen gekürzt, ist er kürzer, werden entsprechend viele Leerzeichen
gedruckt.

Manchmal ist es wünschenswert für ein Feld mehr Zeichen zu reservieren als man
drucken will. nehmen wir an, wir wollen vom Artikeltext 17 Zeichen drucken, aber
insgesamt 18 Zeichen freihalten. Wir erreichen damit, daß auch bei einem Text
der 17 Zeichen lang ist immer noch ein Leerzeichen zum nächsten Feld eingefügt
wird. Der Platzhalter muß deshalb um eine weitere Zahl ergänzt werden. Er lautet
dann <ATEXT,18,17>.

Die erste Zahl im Platzhalter gibt immer an, wieviele Zeichen für  dieses Feld
reserviert werden. Mit der zweiten Zahl können Sie die Anzahl der Zeichen
vorgeben die vom Text in das Feld gedruckt werden.

    Die Feldlängendefinition bei Zahlenwerten

Für Zahlen gilt wie bereits oben beschrieben, die erste Zahl gibt die  Feldlänge
inklusive der Kommastellen und des Komma an. Mit einer zweiten Zahl wird dann
noch die Anzahl der Nachkommastellen festgelegt. Der Platzhalter für den
Nettopreis eines Artikels lautet <ANETTO>. Wenn  Ihre Nettopreise also nicht
über DM 10000,-  liegen und zwei Stellen nach dem Komma ausgedruckt werden
sollen, muß der Platzhalter folgendermaßen aussehen: <ANETTO,8,2>. Hier haben
Sie dann 5 Stellen vor dem Komma und 2 Stellen nach dem Komma auf der Liste. Das
Komma selbst zählt als eine Stelle mit!

    Überschriften für Listendrucke

Damit Sie nicht lange rätseln müssen, welche Informationen denn eigentlich auf
Ihren Ausdrucken stehen, sollten Sie dem Ausdruck eine oder mehrere Kopfzeile
voranstellen. Damit beim Drucken klar ist, daß der betreffende Text nur einmal
gedruckt werden soll, müssen Sie solchen Zeilen ein Sonderzeichen, das
Paragraphenzeichen (§), voranstellen.

    Steuerzeichen für Drucker und Druckposition

Um den Ausdruck eines Platzhalters an einer bestimmten Spaltenposition zu
erreichen, können Sie den Platzhalter mit entsprechend vielen Leerzeichen
versehen. In einigen Fällen kann es notwendig sein, die Spalte direkt anzugeben,
an der der Druck beginnen soll. Der Platzhalter hierfür lautet <XPa>
(a=01...99). Die Spaltenposition wird dabei immer zweistellig und dezimal
angegeben.

Damit der Ausdruck allen Wünschen gerecht werden kann, läßt sich in einem
Drucklayout auch eine Steuersequenz an den Drucker senden, um diesen auf einen
bestimmten Zeichensatz, Zeilenvorschub und so weiter einzustellen. Damit der
Drucker dann versteht was er tun soll, muß der Befehl als 2 stellige HEX-Zahl
angegeben werden. Dabei können Sie beliebig viele HEX-Zahlen aneinanderreihen.
Bei bestimmten Druckern besteht ja der Befehl zum Wechseln des Zeichensatzes
auch aus bis zu 9 zweistelligen HEX-Zahlen. Diesem Code müssen Sie noch ein DX
voranstellen, dann sollte der Drucker verstehen was Sie von ihm wollen. Der
Befehl um einen Drucker laut PCL5 (HP oder kompatibel) in den Schrifttyp
Albertus zu schalten würde dann folgendermaßen aussehen: <DX 1B 28 73 34 33 36
32 54>.

    Das Datum als Platzhalter (Text oder Zahl, das ist hier die Frage)

Der wohl am häufigsten verwendete Plathalter ist das Datum. Über die Art und
Weise das Datum zu setzen gehen allerdings die Meinungen auseinander. Einige
bevorzugen die numerische Schreibweise, andere möchten gerne den Monat
ausgeschrieben haben. Natürlich können Sie in F_M das Datum ganz nach Ihren
Wünschen setzen. Mit einem Parameter hinter dem Platzhalter wird zwischen
numerischer- und textschreibweise unterschieden. Wird eine 1 gesetzt, erscheint
der Monat als Zahl, eine 0 oder gar kein Parameter und das Datum erscheint als
Text. Mit <DATUM,8,1> werden 8 Zeichen für das Datum reserviert und es wird als
Zahl gedruckt. Wenn Sie die Textausgabe wünschen, muß natürlich auch die Länge
berücksichtigt werden. Eine vernünftige Angabe wäre dann <DATUM,16,0>. Sie
können natürlich auch die Feldlängendefinition weglassen, wenn kein Spaltendruck
gewünscht wird. Dann wird immer soviel Platz verwendet, wie gebraucht wird, also
schlicht <DATUM> als Platzhalter.

Für den Einsatz in einer Mahnung kann es notwendig werden, nicht das Tagesdatum,
sondern einen späteres Datum als Zahlungsziel automatisch in den Ausdruck
einzufügen. Mit FIRST_MILLION können Sie durch Anwendung des Platzhalters
praktisch jedes Datum in einen Ausdruck bekommen, wenn Sie hinter dem
Platzhalter die Zahl angeben, die zum aktuellen Datum addiert werden soll. Der
Platzhalter, der den Tag an dem die 14 tägige Zahlungsfrist abläuft angibt,
würde <DATUM+14> lauten. Damit ist der Kunde zweifelsfrei auf ein ganz
bestimmtes Datum festgenagelt. Da helfen dann auch keine Ausreden mehr.

Nach all den theoretischen Überlegungen raten wir Ihnen, einfach mal die
beigelegten Drucklayouts zu laden und anzuschauen. Sie sehen dann sehr genau,
worauf es ankommt.

Anschließend finden Sie eine Liste mit allen Platzhaltern, die wir bisher
eingebaut haben.

Sollten wir einen wichtigen Parameter übersehen haben, bitten wir um eine
Nachricht. Wenn wir Ihre Argumentation nachvollziehen können, werden wir uns an
die Umsetzung machen.

    Steuerzeichen, Formatierung des Textes

<B>            Fettdruck ein

</B>            Fettdruck aus

<U>            Unterstrichen ein

</U>            Unterstrichen aus

<I>            kursiv ein

</I>            kursiv aus

<LF>            Zeilenvorschub

<FF>            Seitenvorschub

<XPab>            Spaltenposition, 2-stellig dezimal

<DXabcdef..>        Drucker-Codes, beliebig viele 2-stellige HEX-Zahlen

            Die Hexzahlen werden ohne Komma oder Leerzeichen                    hintereinander
            geschrieben.

    Platzhalter aus der Kundendatei

<KANREDE>

<KNAME1>

<KNAME2>

<KORT>

<KSTRASSE>

<KTEL>

<KFAX>

<KBANK>

<KBLZ>

<KKTONR>

<KNUMMER>

<KBEMERK1>

<KBEMERK2>

<KUMSATZ>

<KDATUM>        letzte Rechnung

<KZAHLART>

<KGRUPPE>        gibt den Namen der Gruppe aus

<KEIGNR>        eigene Kundennr. beim Lieferanten

<KTXTANR>        selbst editierte Anrede z.B. "Monsieur Legrande" usw.

<KINFO01> bis <KINFO16>    die Infozeilen 1 bis 16

Die folgenden Platzhalter sind nur für den Ausdruck auf Adressetiketten mit drei
nebeneinander angeordneten Aufklebern gedacht. Solche Etiketten müssen vor allem
von Besitzern eines Laserdruckers verwendet werden, zum Beispiel die Etiketten
von BOEDER, Best.Nr.:51 100. Im Ordner FORMATE gibt es eine Beispieldatei mit
dem Namen LASER_3X.FRM, die den Aufbau besser erklärt, als 1000 Worte!

<K2ANREDE>    für die zweite Anschrift einer Zeile

<K2NAME1>    muß natürlich noch die Position angegeben

<K2NAME2>    werden;

<XPa>        Die Position steht dann immer vor dem Platzhalter

<K2ORT>        a=01...99

<K2STRASSE>

<K3ANREDE>    nur für die dritte Anschrift einer Zeile

<K3NAME1>    Auch hier darf die Positionsangabe nicht

<K3NAME2>    fehlen!

<K3ORT>

<K3STRASSE>



    Platzhalter der Artikelliste

<ATEXT>        Artikeltext

<ANR>        Artikelnummer

<ANETTO>    vk1 netto

<ABRUTTO"    vk1 brutto

<ANETTO2>    vk2 netto

<ABRUTTO2>    vk2 brutto

<ANETTO3>    vk3 netto

<ABRUTTO3>    vk3 brutto

<AEKNETTO>    ek netto

<AEKWERT>    netto Warenwert am Lager laut Bestand

<AMWST>        Mehrwertsteuersatz des Artikels

<AIST>        IST-Bestand des Artikels

<ASOLL>        SOLL-Bestand des Artikels

<AAUFTRAG>    zeigt wieviel sich in offenen Aufträgen befindet

<ALIEFNR>    Kundennr. des Lieferanten dieses Artikels aus der Kundenv.

<AGEWICHT>    Gewicht des Artikels

<AVEINH>    Verpackungseinheit

<AINFOXY>    Infozeile Nummer XY, (XY: Zeile 01 bis 16)

<AANZAHL>    Anzahl der verkauften Artikel

<AGESAMT>    Einzelpreis d. Artikel x Anzahl d. Artikel

<ABESTNR>    Die Bestellnummer eines Artikels beim Lieferanten

    Platzhalter aus der Fakturierung

<FART>        Formularart Angebot,Rechnung,...

<FDATUM>    Datum des aktuellen Fakturstatus

<FAUFTRAGDATUM>

<FUNSZEICH>    Eintrag unter "Unser Zeichen"

<FIHRZEICH>    Eintrag unter "Ihr Zeichen"

<FNUMMER>    Fakturnummer mit Fakturdatum

<FNR>        Fakturnummer ohne Datum

<FRECHDATUM>    Fakturierungsdatum einer Rechnung

<FBRUTTO0>    Bruttoanteil ohne Mwst

<FBRUTTO1>    Bruttoanteil mit Mwstsatz 1

<FBRUTTO2>    Bruttoanteil mit Mwstsatz 2

<FBRUTTO3>    Bruttoanteil mit Mwstsatz 3

<FBRUTTO>    Gesamtbruttosumme

<FNETTO>    Gesamtnettosumme

<FBEMERK>    Inhalt der Zeile "Bemerkung"

<FSUMME>    Zwischensumme in einer Rechnung

<FRABATT>    Rabattbetrag entsprechend der eing. %

<FRAB_PROZ>    Rabatt in %, entsprechend der Voreinstellung "PARAMETER"

<FMWST>        Summe der Mehrwertsteuerbeträge (in Nettorechnung)

<FMWST1>    Mehrwertsteuer 1

<FMWST2>    Mehrwertsteuer 2

<FMWST3>    Mehrwertsteuer 3

<FGEWICHT>    Summe der Einzelgewichte in der Rechnung

<DATUM>        Tagesdatum, der Systemzeit entnommen

<xxDATUM[,min[,typ]]>    typ = 0 "... Monat ist Text, typ = 1 " Monat ist Ziffer

Ein Beispiel: Sie wollen für das Fakturierungsdatum die numerische Schreibweise
einstellen. Für das Datum sollen dabei immer 8 Zeichen freigehalten werden. Der
Platzhalter müßte dann folgendermaßen heißen: <FDATUM,8,1>. Zur Generierung
eines zukünftigen Datum <DATUM+Z>. Z steht für die Anzahl der Tage, die zum
aktuellen Datum addiert werden sollen (Z=1...31).

    Platzhalter für Lizenzierung

Damit neue Kunden nicht erst Ihre Ausgabeformate erstellen müssen, haben wir die
Beispielformulare mittels Platzhalter definiert, die die notwendigen Daten aus
der Lizenzeintragung in die Formularköpfe kopieren. Sie werden diese Platzhalter
wahrscheinlich nicht benötigen, der Vollständigkeit halber werde ich sie hier
erwähnen.

<LNAME1> <LNAME2> <LSTRASSE> <LORT> <LTEL> <LFAX>

    Platzhalter für die Buchungsdatei

<BDATUM>    Buchungsdatum

<BTEXT>        Buchungstext

<BBRUTTO>    Bruttobetrag "BNETTO"    Nettobetrag

<BMWST>        Mwst in DM

<BSATZ>        Mwst in %

<BGEGEN>    Gegenkonto Abkürzung

<BGEGENNR>    Gegenkontonummer

<BGELD>        Geldkonto Abkürzung

<BGELDNR>    Geldkontonummer



1.16 Layouts der Fakturierungsformulare



Wenn Sie FIRST_MILLION neu erstanden haben, finden Sie bereits beim ersten Start
alle notwendigen Layouts für die Fakturierung. Die beigelegten Layouts sind so
universell angelegt wie es gerade noch vertretbar war. Sie können durch
einfaches Anklicken des Schalters "Netto" im Pop-Up-Menü "Formular" zwischen
einer Brutto und Nettorechnung umschalten. Ob die Rechnung die Sie gerade
bearbeiten einen Skontobetrag ausweisen soll können Sie ebenfalls hier sehr
bequem ein- oder ausschalten. Alle notwendigen Platzhalter für den Ausdruck auf
DIN-A4 Papier sind bereits vorgesehen. Nur für den Fall, daß Sie den Wunsch
verspüren Ihrer Kreativität freie Bahn zu lassen haben wir die Layouts frei
editierbar gemacht. Sie können sogar Rechnungen auf DIN A4 quer erstellen und
drucken. Auch kleinere Formate wie DIN A5 hoch oder quer sind denkbar!
Allerdings geben wir hier zu bedenken, daß es nicht ganz trivial ist und einige
Eigenheiten berücksichtigt werden müssen, damit die Ausdrucke den Wünschen
entsprechen.

Da aber jede Änderung bei Verlassen des Editors sofort auf dem Bildschirm
dargestellt wird, ist ein problemloses Herstellen neuer Layouts möglich.

Öffnen Sie zuerst das Formular, welches Sie verändern wollen, indem Sie mit der
Taste F3 in das Formularwesen gehen. Über das Pop-Up-Menü "Formular" wählen Sie
das gewünschte Formular aus.

Klicken Sie nun auf die linke obere Ecke im Formular um den Editor mit dem
Layout aufzurufen.

Als erstes bemerken Sie, daß jede Zeile mit einem # (Hash oder Doppelkreuz)
beginnt. Jede Zeile eines Formularlayouts muß mit diesem Zeichen beginnen!
Außerdem ist die Seite in 8 Bereiche unterteilt, die für bestimmte Funktionen
reserviert sind.


    #K

Hier hin gehören alle Informationen die Sie im Kopf Ihres Dokumentes stehen
haben wollen. Die Anzahl der Zeilen die sich hier definieren lassen sind
abhängig von der Größe des Papiers.

    #AX (X=1, 2, 3)

Die Zeile #A1 wird für die normalen Artikel benötigt, deren Preis am Ende der
Zeile gedruckt wird. #A2 definiert die Zeile für Artikel die Gruppenmitglieder
enthalten, deren Preis nicht gedruckt werden soll.

Die Zeile #A3 ist notwendig für den Fall, das Sie einen Artikel aufgerufen
haben, der nicht lieferbar ist. In solch einem Fall schreibt das Programm den
hier stehenden Text , in unserem Beispiel "nicht lieferbar" in die Rechnung.


    #R

In diesen Zeilen werden die Platzhalter für die Zwischensumme und den Rabatt
plaziert.

    #N

Damit eine Rechnung als Nettorechnung gedruckt werden kann, müssen diese Zeilen
vorhanden sein. Wenn Sie nie eine Nettorechnung drucken wollen, können Sie diese
Zeilen natürlich auch weglassen.

    #BX (X=1, 2, 3, 4, 5, 6)

Diese Zeilen definieren das Aussehen einer Bruttorechnung.

    #S

Durch das Verwenden dieser Zeilen kann ein Skontobetrag ausgewiesen werden. Auch
das Zahlungsziel bis zu dem ein Skontoabzug erlaubt ist kann über den
Platzhalter <FDATUM+XY> ausgewiesen werden.

    #G

Mit dieser Zeile können Sie eine Berechnung des Gesamtgewichtes der Lieferung
ausführen und drucken lassen. Voraussetzung ist, daß Sie in Ihren Artikeln im
Feld Gewicht eine Eintragung vorgenommen haben. Sie können aber auch etwas
anderes als das Gewicht berechnen lassen. So kann für eine Spedition das
Berechnen des beigeladenen Volumen gedruckt werden.

    #Z

Diese Zeilen enthalten den Standard Zusatztext. Dieser Text kann aber jederzeit
wieder aus der Rechnung aufgerufen, editiert, gespeichert oder nachgeladen
werden, je nachdem was Sie gerade unter dem Formular stehen haben wollen. Dazu
erfahren Sie aber später in der Fakturierung noch mehr.

In diesem Text kann auch wieder ein Platzhalter verwendet werden. Sehen Sie sich
doch mal das Layout einer Rechnung oder Mahnung an.



1.17 Lange Dateinamen



Sicher haben Sie sich schon oft über die Beschränkung der Dateinamenlänge auf
lumpige 8 Zeichen plus 3 Zeichen für die Extension. Wie oft sitzt man um sich
für eine Datei einen halbwegs passenden Namen aus 8 Buchstaben auszudenken.
Durch die Flucht vieler ATARIaner auf die Apple Rechner setzt sich der Wunsch
nach langen Dateinamen auch in ATARI Programmen langsam durch. Natürlich darf
FIRST_MILLION dabei nicht fehlen.



Damit Sie nun aus F_M heraus mit Dateinamen mit bis zu 36 Zeichen arbeiten
können benötigen Sie ein Desktop und eine Dateiauswahlbox die diese Funktion
ebenfalls unterstützen. Als Desktop bietet sich THING von Arno Welzel an. Wenn
man dann noch als Dateiauswahlbox FREEDOM von Kolja Koischwitz  besitzt, dann
ist das sehr hilfreich. Danach fragt man sich, wie man bisher ohne lange
Dateinamen leben konnte.




1.18 Sonderzeichen einfügen



Wenn Sie die Taste INSERT drücken, erscheint eine Dialogbox, in der sich alle
Sonderzeichen des ATARI Zeichensatzes befinden. Sie können so leicht mit einem
Mausklick ein Sonderzeichen für einen Namen einfügen.

Wenn Sie diese Dialogbox öffnen, dann müssen Sie auch ein Zeichen auswählen um
die Box wieder zu schließen.